O uso de um assistente virtual pode reduzir como horas da sua semana de trabalho, mas saber quais como tarefas e ser delegadas pode ser complicado, quer que seja um método de compra .
A maioria dos assistentes virtuais são trabalhadores contratados ou freelance que trabalham em casa e se concentram em tarefas administrativas similares a um assistente executivo ou secretário.
O Jaleh Bisharat, vice-presidente de marketing da oDesk.com, com sede em Redwood City, Califórnia. Com o número de assistentes virtuais que estão crescendo, suas habilidades agora funcionam, tornando mais fácil encontrar alguém que se adapte à sua organização. 2012, oDesk tinha 25 mil postagens para trabalhos de assistente virtual , em compare com cerca de 2.500 em 2008.
Os empresários podem usar assistentes virtuais para tudo, desde as chamadas de serviço de fornecedores ou clientes até envio de cartões de agradecimento a potenciais clientes. É importante criar confiança, assim como você funciona com um funcionário permanente. "Eles se tornam um membro da equipe que simplesmente trabalha remotamente", diz Bisharat. Não sabe por onde começar?
Aqui estão 10 formas de usar um assistente para melhorar a sua empresa.
Contabilidade: manter abas em contas e outros de contabilidade pode ser uma das coisas mais fáceis de atribuir a um assistente virtual, diz Kathy Colaiacovo, diretora de marketing da Associação Internacional de Assistentes Virtuais , um grupo comercial em baixo Henderson, Nev. Muitas pequenas Empresas optam por compartilhar seus sistemas de contabilidade com seus assistentes virtuais, que podem então acompanhar tarefas como faturas pendentes ou contas não pagas. "Você precisa enviar um lapso de controle [inclusive] senhas e acesso a contas", diz Colaiacovo.
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Pesquisa on-line: você pode cultivar facilmente pesquisas na Internet para assistentes virtuais. Os pedidos são apresentados informações em sites corporativos, explorar novos produtos e pesquisar potenciais funcionários ou contatos comerciais, diz Sue Kramer Harrawood, presidente da paz de espírito Assistência virtual, uma empresa Orland Park, Illinois, que oferece às empresas assistentes virtuais.
Certifique-se de enviar direcionar claras, juntamente com nomes de usuários e senhas para que os assistentes tenham acesso a ferramentas de pesquisa especializadas ou sites pagos. Tristen O'Brien, um especialista em marketing da eBay em Westfield, Indiana, pede sua assistente para ajudar a encontrar tópicos de blog, bem como ocasionalmente revisar seu blog [link: www.theebayentrepreneur. Com] na venda eBay. "Ela pesquisa o que está acontecendo e remete para mim", diz O'Brien.
Entradas do banco de dados: se é uma série de novos cartões de visita apanhados em uma conferência ou informações atualizadas para contatos existentes, manter os bancos de dados atualizados e uma tarefa adequada para assistentes virtuais. Seja especial sobre suas necessidades e expectativas, e certifique-se de que o assistente virtual tenha feito esse tipo de trabalho antes, então há menos espaço para erros, diz Kramer Harrawood. "O acompanhamento é uma coisa enorme para os proprietários das empresas. Às vezes, somos clientes enviados por fax ou digitalizar cartões de visita, e [assistentes virtuais] não conectados sem banco de dados".
Apresentação de dados: transformar dados em bruto em uma apresentação clara do PowerPoint ou resumir os achados da pesquisa em um documento do Word pode ser um grande timeaver ao preparar reuniões, diz Rich Pearson, diretor de marketing da eLance.com, site de empregos Para freelancers em Mountain View, Califórnia, que usa um assistente virtual ele mesmo. Os dados "retornam em um formato que posso compartilhar", diz ele.
Gerenciando o e-mail: para evitar que você perca o tempo em sua caixa de entrada de e-mail, alguns assistentes virtuais são classificados em seu nome, diz Colaiacovo. Esse gerenciamento de e-mail é fácil de fazer de forma remota, mas você precisa fornecer orientação sobre como selecionar e-mails de chave e pedir ao assistente para copiá-lo antes de enviar qualquer resposta para reduzir o risco de erros.
Tarefas: assistentes virtuais podem ser uma boa aposta para lidar com tarefas como escrever cartões de férias ou enviar notas de agradecimento, diz Bisharat, que observa como tarefas domésticas se tornaram uma tarefa muito comum. Tais tarefas podem ser tornar "todos os consumidores" para executivos de negócios, ela diz, "mas um bom assistente virtual pode cuidar de tudo".
Pesquisa de viagens: os assistentes virtuais são um ótimo recurso para encontrar hotéis, reservar tarifas aéreas e traçar itinerários d
Pesquisa de viagens: os assistentes virtuais são um ótimo recurso para encontrar hotéis, reservar tarifas aéreas e traçar itinerários de viagem tanto para negócios quanto para lazer, diz Pearson. Os assistentes podem aproveitar o crescente número de ferramentas de pesquisa de viagens e sites de revisão na Web. Eles também podem lidar com o incômodo de navegar por fusos horários quando reserva ou pesquisando opções de viagens internacionais por telefone.
Agendamento: porque muitas ferramentas de agendamento estão disponíveis on-line, assistentes virtuais estão gerenciando os calendários de muitos clientes, diz Kramer Harrawood. As reservas são convidadas de reunião de outros agendando compromissos com clientes e avaliando um planejar eventos. "É sobre ser confortável e soltar esse calendário" para uma pessoa que não é pessoal trabalhando remotamente, diz Kramer Harrawood.
Perseguindo negócios: priorizar oportunidades de negócios em potencial pode ser um desafio, mas os assistentes virtuais podem ajudar com o processo. Ao decidir o que vender não eBay, por exemplo, O'Brien pede ao seu assistente virtual que analisa os produtos que podem ser rentáveis para revender. "Eu possuo alguns sites para visitar, e eles o levam de lá", diz ele. "Eles procuram itens de liquidação e outros tipos de produtos".
Previsão do conhecimento do setor: com tempo limitado para acompanhar como notícias da indústria, algumas empresas muito próximas para assistentes virtuais para se abaterem sobre os acontecimentos mais importantes. Muitos executivos então usam como informações da indústria para atualizar seu feed do Twitter ou criar desenvolvimentos interessantes em conversas com clientes e prospects. Isso ajuda "os executivos parecem ter notícias oportunas", diz Pearson.
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